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E-Mail

Metadaten-Variablen

Diese Variablen können in E-Mail-Betreff, E-Mail-Text, Dateinamen-Muster und Anzeigetext-Feldern verwendet werden. Klicke auf eine Variable um sie in die Zwischenablage zu kopieren.

Mitarbeiter / Auth

Variable	Beschreibung	Beispiel
`{mitarbeiter}`	Name des Mitarbeiters (aus Profil)	Max Mustermann
`{mitarbeiter_email}`	E-Mail des Mitarbeiters	max@firma.de

Datum & Zeit

Variable	Beschreibung	Beispiel
`{datum}`	Abgabedatum (TT.MM.JJJJ)	05.03.2026
`{zeit}`	Abgabezeit (HH:MM)	15:30
`{YYMMDD}`	Kompakt-Datum für Dateinamen	260305
`{YYYY-MM-DD}`	ISO-Datum	2026-03-05

Formular

Variable	Beschreibung	Beispiel
`{formular_name}`	Name des Formulars	Treppenhausreinigung
`{formular_kuerzel}`	Kürzel des Formulars	THR

Standort

Variable	Beschreibung	Beispiel
`{standort_report_start}`	GPS-Koordinaten beim Öffnen des Formulars	50.1220, 8.6670
`{standort_report_end}`	GPS-Koordinaten bei Abgabe	50.1218, 8.6668
`{adresse_report_start}`	Adresse beim Öffnen (Reverse Geocoding)	Musterstr. 5, 60000 Frankfurt
`{adresse_report_end}`	Adresse bei Abgabe (Reverse Geocoding)	Bahnhofstr. 12, 60329 Frankfurt

Feld-Variablen

Jedes Feld im Formular hat einen automatischen Variablennamen basierend auf dem Typ und der Reihenfolge.

Muster	Beschreibung	Beispiel
`{text_1}`	Erstes Textfeld	Eingabewert
`{dropdown_1}`	Erstes Dropdown	Option A
`{number_1}`	Erstes Zahlenfeld	42
`{date_1}`	Erstes Datumsfeld	05.03.2026
`{checkbox_1}`	Erste Checkbox	Ja / Nein

Tipp: Eigene Variablennamen können im Feld-Editor unter "Variablenname" vergeben werden.

Dot-Notation (Sub-Properties)

Mit {variablenname.eigenschaft} greifst du auf einzelne Eigenschaften zu. Verfügbar in Formeln, Anzeigetext und E-Mail-Templates.

Beispiel	Beschreibung	Ergebnis
`{gps_1.latitude}`	Breitengrad	50.122000
`{date_1.year}`	Jahr	2026
`{checkbox_1.checked}`	1/0 (für Formeln)	1
`{photo_1.exists}`	Foto vorhanden?	Ja
`{multiPhoto_1.count}`	Foto-Anzahl	5
`{roomScan_1.area}`	Fläche in m2	23.45

Alle verfügbaren Sub-Properties werden im Variablen-Picker per ▾ angezeigt.

Dokumentation

Formel-Referenz

Variablen werden mit geschweiften Klammern referenziert: {variablenname}

Jedes Feld hat einen automatisch generierten Variablennamen (z.B. text_1, dropdown_1), den du im Properties-Panel umbenennen kannst.

Mathematische Formeln

Im Feld-Typ Formel kannst du Berechnungen erstellen:

`{number_1} + {number_2}`	Addition
`{number_1} - {number_2}`	Subtraktion
`{number_1} * {number_2}`	Multiplikation
`{number_1} / {number_2}`	Division
`({number_1} + {number_2}) * 0.19`	Klammern & Konstanten

Anzeigetext

Im Feld-Typ Anzeigetext kannst du dynamischen Text zusammenbauen:

`Objekt: {dropdown_1}, geprüft am {date_1}`	Text mit Variablen
`Summe: {formula_1} EUR`	Formelergebnis einbetten
`Mieter: {text_1}, Wohnung: {text_2}`	Mehrere Felder kombinieren

Dot-Notation (Sub-Properties)

Mit {variablenname.eigenschaft} greifst du auf einzelne Eigenschaften eines Feldes zu:

Feld-Typ	Sub-Properties
text	`.length` (Zeichenanzahl)
number	`.raw` (Rohwert), `.formatted` (1.234,56)
date / timestamp	`.year`, `.month`, `.day`, `.hour`, `.minute`, `.iso`, `.weekday`
checkbox	`.checked` (1/0), `.bool` (true/false)
photo / signature / sketch	`.exists` (Ja/Nein), `.url`
multiPhoto	`.count`, `.urls`
gpsLocation	`.latitude`, `.longitude`, `.coordinates`, `.googleMapsUrl`
formula	`.raw` (Rohwert)
lidarMeasurement	`.raw` (Meter), `.formatted`
video	`.exists` (Ja/Nein), `.url`
roomScan	`.area` (m2), `.photoCount`
qrScanner / nfcScanner	`.length` (Zeichenanzahl)
vLookup	`.spaltenname` (Wert aus VLookup-Ergebnis)

Beispiele

`Breitengrad: {gps_1.latitude}`	Einzelne GPS-Koordinate
`Prüfung am {date_1.weekday}, den {date_1.day}.{date_1.month}.{date_1.year}`	Datum-Teile einzeln
`{checkbox_1.checked} * {number_1}`	Checkbox als 1/0 in Formel
`Fotos: {multiPhoto_1.count}`	Anzahl Fotos
`{lookup_1.firma}`	VLookup-Spalte

Bedingte Sichtbarkeit (Formular)

Unter Sichtbarkeit in den Feld-Eigenschaften kannst du Felder abhängig von anderen Feldern ein-/ausblenden.

Beispiele

Wenn "Typ" ist gleich "Mieter"	Feld wird nur bei Mieter-Auswahl angezeigt
Wenn "Mängel" ist nicht leer	Zusatzfeld erscheint nur wenn Mängel vorhanden
Wenn "Anzahl" größer als 5	Warnhinweis ab bestimmter Menge

Operatoren

`ist gleich`	Exakter Vergleich
`ist nicht gleich`	Alles außer dem Wert
`enthält`	Teilstring-Suche
`größer als / kleiner als`	Zahlenvergleich
`ist leer / ist nicht leer`	Prüfen ob ausgefüllt

Bedingte Report-Anzeige

Unter Report in den Feld-Eigenschaften kontrollierst du, was im PDF-Report erscheint.

"Im Report anzeigen" (Checkbox)

Deaktiviere diese Option, um ein Feld komplett aus dem Report auszuschließen. Nützlich für:

Hilfsfelder die nur zur Berechnung dienen
Interne Notizen die der Kunde nicht sehen soll
GPS-Koordinaten oder technische Daten

"Bedingte Report-Anzeige"

Zeigt das Feld im Report nur wenn eine Bedingung erfüllt ist. Unterschied zur Sichtbarkeit:

Sichtbarkeit	Report-Bedingung
Blendet Felder im Formular ein/aus	Blendet Felder im PDF-Report ein/aus
Nutzer sieht/sieht nicht das Feld	Nutzer füllt immer aus, Report zeigt es bedingt

Praxisbeispiele

Mieter-abhängige Felder	Dropdown "Mieter" → Felder für Mieter A nur anzeigen wenn "Mieter A" gewählt
Mängel-Report	Abschnitt "Mängel-Details" nur im Report wenn Checkbox "Mängel vorhanden" angehakt
Bedingte Fotos	Foto-Bereich nur wenn Dropdown "Zustand" = "Beschädigt"
Schwellenwert	Warnhinweis nur wenn Zahl-Feld > bestimmter Wert

Sektionen & Wiederholgruppen

Sektionen

Gruppiere zusammengehörige Felder visuell. Felder per Drag&Drop oder über "Gruppierung" in den Eigenschaften zuweisen.

Wiederholgruppen

Gleiche Logik wie Sektionen, aber der Benutzer kann die Gruppe im Formular mehrfach ausfüllen (z.B. mehrere Raum-Inspektionen).

Jede Wiederholung speichert eigene Werte. Im Report wird jede Instanz einzeln aufgelistet.

DataLookup

Verbindet ein Dropdown mit einer Supabase-Tabelle. Beim Auswählen eines Wertes können automatisch andere Felder befüllt werden (Spalten-Mapping).

Konfiguration

Tabelle	Supabase-Tabelle als Datenquelle
Anzeige-Spalte	Spalte die im Dropdown angezeigt wird
Wert-Spalte	Spalte deren Wert gespeichert wird
Filter-Spalte	Optional: Spalte zum Filtern der Ergebnisse
Filter-Feld	Optional: Formular-Feld dessen Wert als Filter dient
Spalten-Mapping	Automatisch andere Felder mit Spaltenwerten befüllen

VLookup

Sucht automatisch in einer Supabase-Tabelle nach einem Wert und gibt mehrere Spalten als Ergebnis zurück. Der Suchwert kommt aus einem anderen Formularfeld.

Konfiguration

Tabelle	Supabase-Tabelle als Datenquelle
Eingabe-Feld	Formularfeld das den Suchwert liefert
Such-Spalte	Spalte in der nach dem Eingabewert gesucht wird
Ausgabe-Spalten	Spalten die als Ergebnis zurückgegeben werden
Spalten-Mapping	Optional: Spaltenwerte automatisch in andere Felder schreiben

Ergebnis-Zugriff

Auf die Spalten des Ergebnisses greifst du per Dot-Notation zu:

`{vlookup_1.firma}`	Spalte "firma" aus dem VLookup-Ergebnis
`{vlookup_1.preis}`	Spalte "preis" — auch in Formeln nutzbar

Textformatierung im Anzeigetext

Im Anzeigetext kannst du einfache Markdown-Formatierung verwenden. Die Formatierung wird im Formular, in der Zusammenfassung und im PDF-Report dargestellt.

Unterstützte Formatierung

`fetter Text`	fetter Text
`kursiver Text`	kursiver Text
`- Listenpunkt 1`	• Listenpunkt 1
`- Listenpunkt 2`	• Listenpunkt 2

Beispiel

**Wichtiger Hinweis**
Bitte beachten Sie:
- Je 15 Fotos *vor* und *nach* der Reinigung
- Detailaufnahmen von **Klingelanlage** und **Briefkasten**

Tipp: Nutze die Formatting-Toolbar (B, I, Liste) oberhalb des Textfeldes.

Report-Titel & Dateiname

Unter den Editor-Einstellungen findest du zwei Felder zur Benennung:

Report-Titel

Die Überschrift oben im PDF-Report. Unterstützt Variablen. Wenn leer, wird der Formular-Titel verwendet.

`Begehungsbericht {dropdown_art}`	Dynamischer Titel basierend auf Dropdown-Auswahl
`{kuerzel} Inspektion {datum}`	Kürzel + aktuelles Datum

Dateiname-Muster

Bestimmt den Dateinamen des PDFs bei Email-Versand und Dropbox-Upload. Unterstützt die gleichen Variablen.

Variable	Ergebnis (Beispiel)
`{YYMMDD}`	260307
`{YYYY-MM-DD}`	2026-03-07
`{datum}`	07.03.2026
`{zeit}`	14-30
`{formular_name}`	Reinigungsbericht
`{kuerzel}`	THR
`{mitarbeiter}`	Max Mustermann
`{mitarbeiter_email}`	mm@firma.de
`{dropdown_1}`	Ausgewähltes Label des Dropdown-Feldes

Beispiel: {YYMMDD}_{kuerzel}_{dropdown_art} → 260307_THR_Treppenhaus.pdf

Gespeicherte Abschnitte

Speichere Sektionen mit allen Unterfeldern als wiederverwendbare Vorlagen. So kannst du die gleiche Feldstruktur in mehreren Formularen einsetzen.

Abschnitt speichern

Wähle eine Sektion im Editor aus
Klicke auf 📦 Abschnitt speichern im Properties-Panel
Vergib einen Titel und speichere

Abschnitt einfügen

Klicke in der Feld-Palette auf 📦 Gespeicherter Abschnitt
Wähle einen gespeicherten Abschnitt aus der Liste
Die Sektion mit allen Feldern wird am Ende des Formulars eingefügt

Änderungen übertragen

Über Einstellungen > Gespeicherte Abschnitte kannst du:

Gespeicherte Abschnitte bearbeiten
Änderungen auf alle verknüpften Formulare übertragen
Sehen welche Formulare den Abschnitt verwenden

Formulare kopieren

In der Formular-Liste kannst du über das Kontextmenü (lange drücken oder Rechtsklick) ein Formular kopieren.

Die Kopie enthält alle Felder, Einstellungen, Sektionen und Regeln. Alle internen Verknüpfungen (Sichtbarkeitsregeln, Formel-Referenzen, Lookup-Filter) werden automatisch auf die neuen Feld-IDs umgeschrieben.

Tipps & Best Practices

Variablennamen kurz und aussagekräftig wählen (z.B. mieter_name, raum_nr)
Pflichtfelder sparsam einsetzen — nur für wirklich nötige Daten
Sektionen nutzen um lange Formulare zu strukturieren
Formeln für automatische Berechnungen statt manuelle Eingabe
Report-Bedingungen nutzen um PDFs übersichtlich zu halten
Anzeigetext für dynamische Zusammenfassungen im Formular
Markdown im Anzeigetext für formatierte Hinweise nutzen
Gespeicherte Abschnitte für häufig genutzte Sektionen einsetzen
Dateiname-Muster mit Variablen für konsistente PDF-Benennung

Formulare

Formular-Titel

Formular-Identität

Report & Dateiname

Email-Einstellungen

Globale E-Mail-Vorlagen

Verfügbare Variablen

Report-Design

Template-Zuordnung

Dropbox-Integration

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Metadaten-Variablen

Mitarbeiter / Auth

Datum & Zeit

Formular

Standort

Feld-Variablen

Dot-Notation (Sub-Properties)

Dokumentation

Formel-Referenz

Mathematische Formeln

Anzeigetext

Dot-Notation (Sub-Properties)

Beispiele

Bedingte Sichtbarkeit (Formular)

Beispiele

Operatoren

Bedingte Report-Anzeige

"Im Report anzeigen" (Checkbox)

"Bedingte Report-Anzeige"

Praxisbeispiele

Sektionen & Wiederholgruppen

Sektionen

Wiederholgruppen

DataLookup

Konfiguration

VLookup

Konfiguration

Ergebnis-Zugriff

Textformatierung im Anzeigetext

Unterstützte Formatierung

Beispiel

Report-Titel & Dateiname

Report-Titel

Dateiname-Muster

Gespeicherte Abschnitte

Abschnitt speichern

Abschnitt einfügen

Änderungen übertragen

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Tipps & Best Practices